Un entretien de critique est un entretien qui doit être mené de manière individuelle. Dans cette vidéo didactique, Alain Poirier d’Altitude Formation nous explique les 7 points à suivre pour conduire un entretien de critique.
Conduire un entretien de critique : Méthodologie en 7 points
Je ne connais pas de technique qui garantisse le résultat positif de ce type d’entretien. Cependant, au delà d’une bonne préparation à l’entretien de critique, je peux vous conseiller ma méthodologie en 7 points, qui garantit le bon déroulement de l’entretien. Cela veut dire que votre collaborateur ne va pas se vexer et rester motivé à l’issue de l’entretien.
Conduire un entretien de critique: Les sept étapes
1. Annoncer l’objectif de l’entretien de critique
Le premier point que je vous conseille d’appliquer c’est d’annoncer immédiatement l’objectif de l’entretien de critique. Formulez juste une phrase. N’oubliez surtout pas l’importance et l’impact de votre langage non verbal et de votre façon d’être sur le déroulement positif de l’entretien de critique.
Pour conduire un entretien de critique, rappelez-vous de votre principale intention. Elle consiste à aider et à accompagner votre collaborateur. Il faut donc que les 7 éléments du langage non verbal traduisent cette intention et soient en phase avec ce que vous dites.
«Ce que tu es, parle si fort que je n’entends pas ce que tu dis»
Les neuro sciences nous montrent aujourd’hui que 95% de ce que comprend votre collaborateur n’est pas lié à ce que vous dites, mais à la façon de le dire. Donc, surtout lord d’un entretien de critique, votre collaborateur percevra votre intention non pas au travers de ce que vous allez dire mais au travers de ce que vous allez être.
2. Évoquer les éléments positifs
Ce 2ème point consiste à évoquer les éléments positifs de son travail, de son comportement ou de ses résultats. Critiquer vient du grec “criticos“ qui signifie juger. Mais il ne s’agit pas de juger uniquement le négatif. Un critique littéraire ou gastronomique peut mettre en avant ce qui ne va pas. Elle peut également présenter des éléments positifs.
Et si vous démarrez directement par des reproches, votre collaborateur risque de se fermer. S’il se sent attaqué, il risque de se défendre et il n’aura pas automatiquement l’ouverture d’esprit nécessaire pour co-construire des actions positives pour l’entreprise et pour lui même.
3. Présenter les faits reprochés
Le 3ème point de l’entretien de critique consiste à présenter les faits que vous reprochez à votre collaborateur. Comme nous l’avons déjà évoqué, vous devez sortir de l’interprétation, n’émettre ni opinion ni jugement.
Vous n’exposerez que des faits, le cahier d’événements dont je vous ai déjà parlé vous sera utile pour présenter les faits que vous avez repérés et notés au fil des dernières semaines et des derniers mois.
De la même manière, rappelez vous que ce cahier d’évènements vous permettra aussi d’alimenter et de nourrir le point N°2 qui consiste à présenter les points positifs.
Ce point N°3 de la présentation des faits consiste à rechercher avec lui les causes de son dysfonctionnement, qu’il soit lié à des erreurs ou à un comportement négatif. Ça consiste à lui expliquer en quoi ce dysfonctionnement apporte des éléments négatifs pour l’entreprise. Ce point donnera du sens à son erreur.
Il y a deux choses importantes dans ce 3ème point. C’est d’une part rechercher les causes du dysfonctionnement et d’autre part également lui expliquer les conséquences de ses erreurs ou de son comportement.
Ce 3ème point donne du sens à ce que vous allez lui dire. Un fait reproché n’a pas beaucoup d’intérêt s’il n’est pas accompagné du sens que vous allez apporter à ce fait.
4. Donnez la parole
Ce 4ème point consiste à donner la parole à votre collaborateur. Pour vous ce sera peut-être un exercice difficile, puisqu’il s’agit d’avoir en toute circonstance une écoute authentique et active, une écoute objective.
Vous avez préparé cet entretien de critique, vous avez mis en avant des faits, mais peut-être existe-il d’autres faits dont vous n’aviez pas connaissance, auquel cas vous devez écouter objectivement ce que dit votre collaborateur.
Vous devrez le laisser parler et l’amener à dire tout ce qu’il souhaite exprimer. Donnez lui la parole.
C’est à moment là que vous pourrez alors découvrir certaines facettes de votre collaborateur que vous ne connaissiez pas. En tous cas, cette écoute lui donnera automatiquement de la valeur et de la reconnaissance.
5. Trouvez ensemble les solutions
Le 5ème point consiste à trouver ensemble les solutions d’amélioration. Je dis bien ensemble. Vous avez certainement vos préconisations en tête, vos propres solutions. Mais vous savez également que si vous lui donnez la parole pour connaître ses propres solutions, il sera plus impliqué et plus motivé pour les mettre en œuvre.
Donc vous allez lui donner la parole en lui disant « À ton avis, comment peut-on faire, quels sont les axes de progrès que tu préconises » et vous ajouterez une question pour lui demander ce qu’il attend de vous :
« Comment je peux t’aider? De quoi as-tu besoin pour les mettre en œuvre? »
Si toutefois il n’a pas de solution, ce qui peut très bien arriver, vous lui présenterez et vous lui proposerez les solutions que vous aviez prévues avant cet entretien de critique et vous essaierez de l’impliquer dans la mise en œuvre de ces solutions.
6. L’engagement sur une première action significative
Le 6ème point consiste à engager votre collaborateur sur une 1ère action significative. Le plan d’action et les axes de progrès ont été défini. Vous allez alors définir ensemble la date de la 1ère action significative. À quel moment et à quelle occasion il pourra et devra mettre en œuvre ce sur quoi il s’est engagé.
C’est véritablement un engagement. Vous en profiterez également pour prévoir la date de l’analyse corrective. Vous lui laisserez le temps nécessaire pour la mise en place des solutions d’amélioration. Ça peut aller de quelques jours à quelques semaines. Cela dépendra de ce qu’il aura à modifier. Vous allez lui demander d’inscrire sur son planning un rendez-vous pour vous revoir : c’est un double engagement.
Un engagement sur la 1ère action et un 2ème engagement pour constater tous les bénéfices de ses modifications, de ses changements.
7. Donnez envie
La septième et dernière étape d’un entretien de critique consiste à donner envie à votre collaborateur. L’envie de changer un comportement, une action ou une façon de faire.
Comment lui donner envie de changer ? c’est en connaissant bien sa personnalité et son caractère. Vous allez développer un avantage personnel pour lui, posez-vous la question suivante : qu’est-ce qu’il peut avoir comme avantage personnel pour changer de comportement ou améliorer un résultat ?
C’est donc sur ce levier que vous lui donnerez envie de changer. Et cet envie de changer que vous allez lui transmettre et que vous allez initier chez lui, constituera le meilleur garant de la mise en œuvre des axes de progrès.
Au cours de l’entretien de critique, peut-on initier plusieurs types de changement ?
Afin d’être efficace et motivant, je vous conseille d’aborder un seul point, un seul thème dans la conduite de l’entretien de critique.
Si vous cumulez plusieurs points négatifs différents, ça ressemblerait plutôt à une entreprise de démolition, de démotivation et ce n’est pas ce que vous recherchez.
N’oubliez pas que ce que vous recherchez c’est que votre collaborateurs ait envie de mettre en œuvre un axe de progrès spécifique. Donc focalisez votre attention sur un seul axe de progrès.
Maintenant c’est à vous de jouer. Prenez plaisir à conduire vos prochains entretiens de critique. Vous allez vous apercevoir que c’est un moment d’échange important entre vous et votre collaborateur.
C’est un moment où vous allez redonner du sens à son travail au travers de certaines erreurs qu’il a faites, ou d’un comportement dysfonctionnant. Ce sera également l’occasion de faire le point avec lui en lui apportant de la reconnaissance.
Si cette envie est partagée, si vous lui donnez l’envie de changer, s’il reçoit cette envie, vous vous apercevrez rapidement que votre service, votre B.U. ainsi que votre entreprise en seront les 1ers bénéficiaires. C’est du management humaniste, et par conséquent du gagnant/gagnant.
Je vous invite le plus rapidement possible à peut-être vous inspirer de certains éléments que vous aurez trouvés intéressants dans cette méthodologie et je vous souhaite tout le succès que vous méritez.